Da dove partire: i dati
La base di una rubrica aziendale in Microsoft 365 è l'anagrafica degli utenti in Entra ID. Se i campi sono compilati bene, qualunque strumento potrà usarli. Se sono vuoti o sbagliati, nessuno strumento produrrà una rubrica utile.
- Compila reparto, ruolo, sede e telefoni per tutti gli utenti.
- Usa valori coerenti: «Marketing» e «marketing » sono due reparti diversi per un filtro.
- Decidi chi è responsabile di mantenere i dati.
Le opzioni
| Opzione | Pro | Limiti |
|---|---|---|
| Rubrica di Outlook / indirizzario globale | Già disponibile | Filtri e esportazioni limitati |
| Pagina SharePoint o Teams | Integrata nell'intranet | Spesso un elenco compilato a mano |
| Applicazione dedicata su Entra ID | Dati sempre allineati, filtri, esportazioni | Uno strumento in più da attivare |
Mantenerla corretta nel tempo
Una rubrica invecchia quando le modifiche passano da una catena di richieste. Se chi conosce la variazione (l'HR) può registrarla direttamente nella fonte, la rubrica resta corretta senza interventi aggiuntivi. È l'idea alla base di TeamFlow360.
Domande frequenti
Dove prende i dati una rubrica basata su Microsoft 365?
Dall'anagrafica degli utenti in Microsoft Entra ID: nome, ruolo, reparto, sede e contatti.